Sistem Layanan Informasi perpustakaan

Sistem Layanan Perpustakaan

Layanan pengguna perpustakaan merupakan aktivitas perpustakaan dalam memberikan jasa layanan kepada pengguna perpustakaan, khususnya kepada anggota perpustakaan. Jumlah jenis atau macam layanan pengguna perpustakaan sebenarnya cukup banyak. Semua layanan tersebut penyelenggaraannya disesuaikan dengan kondisi tenaga perpustakaan dan kebutuhan penggunanya. Jenis-jenis layanan tersebut antara lain :

-          Layanan sirkulasi

-          Layanan referens

-          Layanan pendidikan pemakai

-          Layanan penelusuran informasi

-          Layanan penyebaran informasi terbaru

-          Layanan informasi terseleksi

-          Layanan penerjemahan

-          Layanan fotokopi (jasa reproduksi)

-          Layanan anak

-          Layanan remaja

-          Layanan kelompok pembaca khusus

-          Layanan perpustakaan keliling

Ada tiga macam sistem layanan yang biasa dilakukan oleh perpustakaan, yaitu sistem layanan terbuka, sistem layanan tertutup, dan sistem layanan campuran. Masing-masing layanan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan.

1.      Sistem Layanan Terbuka (open access)

Dalam sistem layanan terbuka, perpustakaan memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Oleh karena itu, penataan ruang koleksi perlu diperhatikan. Misalnya, rambu-rambu yang menunjukkan lokasi koleksi harus olengkap dan jelas. Jarak antara rak satu dengan rak yang lain lebih lebar.

Kelebihan

-          Pengguna bebas memilih koleksi ke rak

-          Kebebasan ini menimbulkan rangsangan untuk membaca karena biasanya pengguna akan menemukan bahan pustaka yang menarik yang sebelumnya tidak dicari.

-          Pengguna dapat mengganti koleksi yang isinya mirip, jika bahan pustaka yang dicarinya tidak ada

-          Pemakai dapat membandingkan isi koleksi dengan judul yang dicarinya

-          Pengguna tidak harus menggunakan katalog

-          Koleksi lebih didayagunakan

-          Menghemat tenaga petugas perpustakaan

Kekurangan

-          Pengguna cenderung mengembalikan koleksi seenaknya sehingga susunan buku di rak menjadi kacau

-          Kemunginan kehilangan koleksi sangat besar

-          Tidak semua pemakai paham dalam mencari koleksi di rak

-          Koleksi lebih cepat rusak

-          Perlu pembenahan terus menerus

2.      Layanan Tertutup (close access)

Layanan tertutup memiliki arti pengguna tidak boleh langsung mengambil koleksi bahan pustaka yang diinginkannya di rak, tetapi harus melalui petugas perpustakaan. Pengguna     dapat memilih koleksi bahan pustaka yang diinginkannya melalui katalog yang disediakan.

Kelebihan

-          Koleksi lebih terjaga kerapian susunannya di rak karena hanya petugas perpustakaan yang mengambil

-          Kemungkinan koleksi hilang sangat kecil

-          Koleksi tidak cepat rusak

-          Pengawasan dapat dilakukan lebih longgar

-          Proses temu kembali informasi lebih efektif

Kelemahan

-          Pengguna kurang puas dalam mencari koleksi bahan pustaka yang diinginkannya

-          Koleksi yang didapat kadang-kadang tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai

-          Tidak semua pemakai paham menggunakan katalog

-          Tidak semua koleksi dapat didayagunakan

-          Petugas lebih sibuk

3.      Layanan Campuran (mixed access)

Layanan campuran merupakan gabungan layanan terbuka dan tertutup. Layanan campuran ini biasanya digunakan oleh Perpustakaan Perguruan Tinggi. Untuk koleksi skripsi, referensi, dan thesis dilayani secara tertutup melalui katalog. Sedangkan untuk koleksi yang bersifat umum menggunakan layanan terbuka.

Kelebihan

-          Pengguna dapat langsung menggunakan koleksi referensi dan umum sekaligus

-          Tidak memerlukan ruang baca khusus koleksi referensi

Kelemahan

-          Petugas perpustakaan sulit mengontrol pengguna yang menggunakan koleksi referensi dan koleksi umum sekaligus

-          Perlu pengawasan yang lebih ketat

A.     Kerangka dasar sistem layanan informasi

Perpustakaan dapat diartikan sebagai sumber atau gudang pengetahuan. Untuk itu perpustakaan dapat dipertimbangkan untuk dikatakan sebagai sistem informasi dalam konsep yang mendasar. Konsep ini menunjukkan apa saja yang terdapat pada semua sistem informasi, tanpa memperhatikan tingkat mekanismenya atau bentuk fisik informasi yang dikelola. Berikut ini adalah gambaran sederhana yang memperlihatkan kerangka dasar sistem informasi.

Diagram sistem informasi di perpustakaan yang tercantum dalam Gambar 1. di atas ini adalah modifikasi diagram The information frame work (Doyle, 1975: 191). Kerangka sistem informasi Doyle tersebut memberikan garis besar sistem informasi sederhana, serta menunjukkan bagian-bagian utama yang sama pada semua lembaga simpan dan temu kembali informasi, seperti perpustakaan, kearsipan, pusat dokumentasi dan informasi, tanpa memperhatikan tingkat mekanisasi maupun jenis informasi yang dikelola lembaga-lembaga tersebut. Diharapkan dengan melihat kerangka sistem informasi ini Anda lebih memahami komponen apa saja yang ada di perpustakaan dan proses apa yang seharusnya terjadi. Berikut ini dijelaskan beberapa komponen yang ada di perpustakaan serta proses yang berlangsung di setiap perpustakaan ataupun di pusat-pusat informasi lainnya.

B.     Komponen Sistem Informasi

Dalam sistem informasi terdapat empat komponen yaitu:

1.      Bahan pustaka

Bahan pustaka merupakan media informasi rekam baik tercetak maupun non cetak yang merupakan komponen utama di setiap sistem informasi.

2.      Susunan koleksi

Koleksi perpustakaan hanya dapat disusun berdasarkan salah satu cirinya. Ada dua cara yang dapat dipilih untuk menyusun koleksi perpustakaan, yaitu:

Ø  Penempatan relatif yaitu menampilkan susunan koleksi berdasarkan subjek bahan pustaka tersebut. Dalam hal ini yang diberi tanda adalah bahan pustakanya. Bahan pustaka baru dapat disisipkan dalam susunan koleksi tersebut.

Ø  Penempatan tetap yaitu menampilkan susunan koleksi berdasarkan pada salah satu ciri bahan pustaka, kecuali ciri subjek. Dalam hal ini yang diberi nomor adalah rak, dengan demikian setiap bahan pustaka menempati tempat tetap dalam susunan koleksi sehingga tidak mungin untuk menyisipkan bahan pustaka baru.

3.      Katalog

Dalam sistem informasi di perpustakaan, yang berfungsi sebagai ingatan adalah katalog yang merupakan sajian ringkas koleksi perpustakaan.

4.      Pengguna

Pengguna adalah satu komponen yang akan memanfaatkan koleksi perpustakaan. Pengguna melakukan penelusuran informasi baik melalui katalog maupun langsung ke jajaran koleksi.

-